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Wiesbaden liegt im Herzen des Rhein-Main-Gebietes, eingebettet in eine der kultur- und erlebnisreichsten Regionen Deutschlands. Die hessische Landeshauptstadt besticht durch ihr vielfältiges Freizeitangebot und bildet damit ein ideales Umfeld für den Lebensmittel­punkt. Für alle Menschen, die in Wiesbaden leben, arbeiten und wirtschaften, erbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung ein breites Spektrum an Dienst­leis­tun­gen. Wenn Sie auf der Suche nach einer abwechslungsreichen und verant­wor­tungs­vollen Tätigkeit sind, bei der Sie Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen zum Wohl der Allge­mein­heit einbringen können, sind Sie bei uns genau richtig.

Das Dezernat für Finanzen, Schule und Kultur der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine

Sekretariats- und Assistenzkraft im Dezernat (w/m/d)


Aufgaben

  • Wahrnehmen der organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben im Dezernatsbüro
  • Wahrnehmen allgemeiner Büro- und Sekretariatsarbeiten, wie z. B. Führen des Schriftverkehrs nach Vorlage und Stichwort, Beantworten von allgemeinen telefonischen Anfragen, Überwachen von Fristen, insbesondere Tagebuchnummern, sowie Steuern des Postausgangs und Ablage
  • Selbständiges Bearbeiten im Rahmen des Bestellwesens (EBP)
  • Wahrnehmen der Funktion als Ansprechpartner/-in und der administrativen Unterstützung bei der Umsetzung aller Maßnahmen im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes im Dezernat sowie den zugeordneten Ämtern
  • Vertreten der 1. Dezernatssekretärin
  • Unterstützen bei den Aufgaben im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und Organisation von Veranstaltungen

Profil

  • Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann oder als Verwaltungs­fach­angestellte/r
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise als Assistenzkraft auf Führungsebene
  • Kenntnisse über die organisatorischen Strukturen und Prozessabläufe der Stadtverwaltung sind von Vorteil
  • Sicherer Umgang in der Anwendung der MS-Office Standardsoftware
  • Kenntnisse in der Bestellwesen-Software EBP ist von Vorteil
  • Sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
  • Ausgeprägte mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Organisationsgeschick und Arbeitssorgfalt
  • Selbstständige Arbeitsweise und Verantwortungsbereitschaft

Wir bieten

  • Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen engagierten Team, mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
  • Bezahlung nach Entgeltgruppe E 9a des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld), zusätzliche betriebliche Altersversorgung
  • Uns ist wichtig, dass Sie Beruf, Familie und Privatleben gut miteinander vereinbaren können. Wir bieten Ihnen daher eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten.
  • Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios) sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
  • Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten sowie systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sind bei uns selbstverständlich
  • Außerdem genießen Sie mit unserem Jobticket-Premium freie Fahrt mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Hinweise und Informationen
Das Dezernat für Finanzen, Schule und Kultur befindet sich auf dem Weg, die Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Wir freuen uns über Ihre Offenheit für und Unterstützung in diesem Prozess.